Сроки хранения бухгалтерских документов определяются следую­щими нормативными актами:

1)    Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Ро- сархиве и Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы России «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» от 27 июня 1996 г.

2)    Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности ор­ганизаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 ок­тября 2000 г.

В соответствии с ними для основных бухгалтерских документов ус­тановлены определенные сроки хранения.

На документооборот значительное влияние оказывает внедрение компьютерных технологий. Это совершенно новый уровень организации документооборота в виде системы электронного документооборота, по­скольку позволяет:

• подготовить и сохранить в электронном виде первичные документы с уже сформированными реквизитами конкретной организации;

•  создать основу для исключения потери документов;

•  повысить контроль за выполнением поручений, связанных с подго­товкой и обработкой документов и их хранением;

• вывести систему учета на качественный уровень эффективности; исключить арифметические ошибки в документах;

•  обеспечить постоянный контроль за корректностью проводок и ав­томатическое формирование отчетности;

•  определить регламент работы с документами; предупреждать появ­ление ошибок и неточностей;

•  сигнализировать о не заполнении обязательных реквизитов;

•  не допускать попадания такого документа в базу данных;

• вводить информацию из первичных документов путем их обработ­ки с помощью процедур, автоматизирующих учетные операции;

•  формировать экземпляр документа при сохранении данных, вве­денных в форму шаблона;

•  осуществлять непосредственно из шаблона ряд учетных операций по обработке документа, например реализацию проводок для учета сумм документов на счетах бухгалтерского учета при обработке документов;

• построить схемы документооборота между различными бизнес- единицами организации и внутри них;

• проводить анализ функций, выполняемых конкретным подразделе­нием или сотрудником.

Таким образом, современные программные средства обеспечивают необходимые процедуры преобразования учетной информации, докумен­тирование в электронном виде хозяйственных операций и создание ин­формационной базы, обобщение учетных данных и формирование учет­ных регистров, подготовку бухгалтерской и другой внешней финансовой отчетности.

  К оглавлению