Бухгалтерия и финансыТеория бухгалтерского учёта
Сроки хранения бухгалтерских документов определяются следующими нормативными актами:
1) Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Ро- сархиве и Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы России «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» от 27 июня 1996 г.
2) Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г.
В соответствии с ними для основных бухгалтерских документов установлены определенные сроки хранения.
На документооборот значительное влияние оказывает внедрение компьютерных технологий. Это совершенно новый уровень организации документооборота в виде системы электронного документооборота, поскольку позволяет:
• подготовить и сохранить в электронном виде первичные документы с уже сформированными реквизитами конкретной организации;
• создать основу для исключения потери документов;
• повысить контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов и их хранением;
• вывести систему учета на качественный уровень эффективности; исключить арифметические ошибки в документах;
• обеспечить постоянный контроль за корректностью проводок и автоматическое формирование отчетности;
• определить регламент работы с документами; предупреждать появление ошибок и неточностей;
• сигнализировать о не заполнении обязательных реквизитов;
• не допускать попадания такого документа в базу данных;
• вводить информацию из первичных документов путем их обработки с помощью процедур, автоматизирующих учетные операции;
• формировать экземпляр документа при сохранении данных, введенных в форму шаблона;
• осуществлять непосредственно из шаблона ряд учетных операций по обработке документа, например реализацию проводок для учета сумм документов на счетах бухгалтерского учета при обработке документов;
• построить схемы документооборота между различными бизнес- единицами организации и внутри них;
• проводить анализ функций, выполняемых конкретным подразделением или сотрудником.
Таким образом, современные программные средства обеспечивают необходимые процедуры преобразования учетной информации, документирование в электронном виде хозяйственных операций и создание информационной базы, обобщение учетных данных и формирование учетных регистров, подготовку бухгалтерской и другой внешней финансовой отчетности.