Книги, учебники и материалы данной библиотеки принадлежат русским и украинским авторам - предназначены исключительно для учебных и ознакомительных целей

Теория бухгалтерского учёта

5.4 Организация документооборота и его обусловленность уровнем компьютеризации

Под документооборотом понимают движение документов от момента их составления или получения извне до сдачи в архив после обработки и отражения в учете.

Основными этапами документооборота являются:

•  составление и оформление документов;

• движение документов по бизнес-единицам (часть подразделения организации);

•  прием документов в бухгалтерии;

•  проверка и обработка в бухгалтерии информации, содержащейся в документах;

•  сдача документов в архив.

Процесс документооборота регулируется его графиком, который со­ставляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. Технология документооборота представлена на рис. 22.

Рис. 22. Технология документооборота

 

После совершения хозяйственных операций документы в соответст­вии с разработанным графиком документооборота представляются в бух­галтерию организации, где их проверяют, обрабатывают, а затем исполь­зуют для отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

Проверка документов состоит из формальной, арифметической про­верок и проверки по существу.

Формальная проверка документов осуществляется бухгалтером и за­ключается в установлении правильности оформления документов путем контроля полноты заполнения всех необходимых реквизитов.

Арифметическая проверка проводится бухгалтером путем подсчета итогов, проверки правильности расчетных процедур.

Проверку по существу делает бухгалтер, и заключается она в уста­новлении соответствия требованиям экономической и хозяйственной це­лесообразности совершенных операций.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обра­ботке, которая состоит из следующих этапов: группировка, таксировка, контировка и гашение.

Группировка - подготовка сводных данных по движению видов имущества и обязательств за отчетный период.

ЛТ7                                  _______________                                  _                             ^

Таксировка - перевод натуральных показателей в стоимостное вы­ражение. Таксировка документов заключается в умножении натуральных показателей (килограммов, тонн, штук) на цену за одну единицу нату­рального измерителя.

Контировка - указание номера счета, дебетуемого или кредитуемо­го, по суммам, подлежащим отражению на счетах бухгалтерского учета. Этот этап обработки связан с отражением хозяйственных фактов данных в документе на счетах бухгалтерского учета путем двойной записи.

Гашение - проставление на документах, относящихся к кассовым операциям, штампов или надписи от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

После бухгалтерской обработки первичных документов их данные должны быть зарегистрированы в специальных учетных таблицах и отра­жены в определенной последовательности.

Таким образом, при подготовке первичных документов для записи содержащихся в них данных в соответствующие учетные таблицы их про­веряют с точки зрения законности и целесообразности хозяйственной опе­рации, полноты и правильности заполнения всех реквизитов, подлинности подписей, четкости и аккуратности оформления, правильности записей цифровых данных, итогов арифметических действий, произведенных при оформлении документов.

Завершающим этапом документооборота является хранение первич­ных документов. Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет по истечении определенного периода време­ни контролировать предпринимательскую деятельность организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных органов. Соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключенным с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон.

  К оглавлению



Электронная библиотека книг, учебников, справочников и словарей по экономике, философии, медицине, истории, педагогике, психологии, юриспруденции, языковедению и др.