Книги, учебники и материалы данной библиотеки принадлежат русским и украинским авторам - предназначены исключительно для учебных и ознакомительных целей

Теория бухгалтерского учёта

6.2 Организация документооборота

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота включает в себя составление гра­фика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствую­щим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации. При его составлении учи­тывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документообо­рота.

До сведения лиц, работающих с первичными документами, в официальном порядке доводятся правила их оформления и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. Своим распо­ряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформлен­ные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением пра­вил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указа­нием даты и фамилии ответственного бухгалтера. На этом этапе устанавливается контроль за правиль­ностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных опе­раций на счетах бухгалтерского учета.

Организация документооборота имеет большое значение, поскольку усиливает контрольные функ­ции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтер­ского учета.

6.3 Номенклатура дел

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенк­латуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим обра­зом:

индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутрен­него номера;

наименование дела (заголовок);

количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

срок хранения;

примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

6.4 Хранение документов

Все документы подлежат обязательному хранению в сроки, установленные законодательством. Фе­деральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государ­ственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, перепле­таются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой. Изъятие первич­ных документов, учетных регистров, отчетов у предприятий производится:

органами дознания;

органами предварительного следствия;

прокуратурой;

судом и т. п.

на основании постановления этих органов, согласно законодательству (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну). Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц предприятия. Составляется специальная опись изъятых документов, оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предпри­ятия.

  К оглавлению



Электронная библиотека книг, учебников, справочников и словарей по экономике, философии, медицине, истории, педагогике, психологии, юриспруденции, языковедению и др.